Por el presente reglamento se dejan reguladas las condiciones de expedición de copias de las escrituras obrantes en los protocolos depositados en el Archivo de Actuaciones Notariales del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires.

Se expedirán PRIMERAS o ULTERIORES COPIAS de la documentación referida en el artículo 1° del presente, a la parte interesada que lo requiera, para permitir al solicitante la vinculación en su carácter de sujeto titular con el objeto del documento y acceder al ejercicio de los derechos emanados de esa relación. Las expediciones citadas tienen como sustento jurídico acreditar la titularidad de un derecho. Si sólo se trata de probar la existencia y contenido del documento, basta con la copia simple, que goza de fe pública.

La simple copia consiste en una reproducción del documento, expedida sin autenticación alguna, en fotocopia o por otros medios técnicos, que es inhábil para acreditar la existencia del instrumento de que se trate y/o el derecho contenido en el mismo.

Será objeto de expedición de primera o ulteriores copias, toda escritura que se relacione con algún derecho del requirente, cuya titularidad deba ser ejercida a través de su acreditación documental, mediante informe registral con vigencia de 90 días a contar de la fecha de su presentación en el Registro correspondiente.

Se expedirá PRIMERA COPIA toda vez que de las notas obrantes en el protocolo, resulte no haberse ésta expedido, salvo que el requirente acredite su existencia o hubiere constancia judicial de la misma.

Será ULTERIOR COPIA toda vez que haya constancia de alguna expedición anterior; el grado resultará de las notas marginales del documento protocolar.

En los supuestos de omisión en la matriz de la expedición de primera o ulterior copia, el Archivo solicitará, en el caso de corresponder, al Registro de la Propiedad o al órgano inscriptor respectivo, la copia de la minuta de inscripción o certificación similar. El Archivo dejará constancia del grado de la copia que resulte en virtud de ello en el concuerda del documento y asentará esta circunstancia en el protocolo respectivo.

Si el acto no se encuentra registrado y en el protocolo no consta nota de expedición alguna, se expedirá la primera copia para su inscripción, a requerimiento del adquirente -o su representante-, o del vendedor -o su representante- pero con destino al ADQUIRENTE. Se podrá designar notario al efecto de confeccionar las minutas respectivas y cumplir los demás requisitos de publicidad registral.

Las primeras o ulteriores copias se darán a quien/es acredite/n la titularidad que permite el ejercicio de los derechos inherentes al negocio jurídico instrumentado, en tanto no resulten de la misma escritura o se encuentre relacionado en ella, pendientes de cumplimiento, obligaciones de dar o hacer alguna cosa, conforme con lo dispuesto por el artículo 308 del Código Civil y Comercial; sin perjuicio de lo establecido en el artículo 116, apartado IV del Reglamento Notarial. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

En los casos en que la escritura contenga la constancia de alguna obligación pendiente de dar o de hacer, en que el peticionante del testimonio sea sujeto pasivo de esa relación jurídica, se debe requerir uno de los siguientes actos: a) la acreditación en instrumento público de la extinción de la obligación, b) la conformidad del acreedor, o c) la autorización judicial. Estos requisitos no se exigirán en caso que el acreedor de la obligación pendiente solicite el testimonio exclusivamente para el ejercicio de su derecho. Se deberá proceder a la expedición del ulterior testimonio solicitado si la obligación se encuentra en condiciones de ser tenida por prescripta; o si tiene por objeto derechos reales de garantía, cuando estén cumplidos los plazos de extinción de sus efectos registrales. El jefe del Archivo calificará el transcurso de los plazos referidos en este párrafo. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

 En caso que del documento no surgiera ninguna obligación pendiente, pero del informe de dominio surgiera que el inmueble se encuentra gravado con derecho real de hipoteca o anticresis o consten medidas cautelares, se expedirá testimonio o copia en los términos del Art. 308 CCyC dejando expresa constancia en el folio de actuación de la prevención de tal situación que surge del informe de dominio. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

Se considerará con “interés legítimo” para solicitar la expedición de primera o ulterior copia, toda persona que acredite vinculación con la escritura o acta cuya copia se requiere, conforme con la cual pueda aceptar, constituir, exigir, reclamar, modificar o extinguir derechos o pretender la eliminación de responsabilidad de su parte, imputarla a otros o asentar derechos tangencialmente reconocidos o atribuidos en el documento.

Tanto el administrador de los consorcios de copropietarios como cualquiera de los copropietarios que acrediten debidamente su titularidad dominial, tienen interés legítimo suficiente para solicitar la expedición de primera o ulteriores copias de escrituras que acrediten la existencia, modificación o desafectación al régimen de copropiedad. En el caso de ser solicitado por un propietario, se expedirá la copia exclusivamente con relación a la unidad funcional de quien justifique su titularidad registral. En ningún caso la expedición de dicha copia implicará la anulación del testimonio oportunamente expedido para el Consorcio de Copropietarios.

Cada copropietario tiene asimismo la posibilidad de solicitar “copias simples” del Reglamento de Copropiedad y Administración.

La expedición de primeras o ulteriores copias relativa a la constitución, modificación, reorganización, disolución y liquidación societaria, sólo podrá ser solicitada por el/los representante/s del ente del que se trate.

En el caso de sociedades no constituidas regularmente, cualquiera de los socios, en tanto acredite tal estado de la sociedad, puede representar a la misma para solicitar primeras o ulteriores copias.

La acreditación del cargo o apoderamiento y su vigencia o, en su caso, de la calidad de socio de una sociedad no constituida regularmente, deberá hacerse con las constancias documentales fehacientes. Si las mismas resultan del propio documento cuya copia se solicita, se tendrá por probado con la sola declaración de no haber cesado en el cargo o apoderamiento, o no haber perdido la condición de socio de la sociedad en estado de irregularidad, según cada caso.

Los socios podrán solicitar “copias simples” del contrato social, estatuto, o sus modificaciones, reorganizaciones, disolución o liquidación societaria.

Ante la falta de documentos habilitantes, sólo se expedirán primeras o ulteriores copias por orden judicial.

En materia de “poderes”, la copia sólo podrá ser requerida por el o los poderdantes, salvo que en el mismo poder se hubiere autorizado al apoderado o a otra persona para hacerlo, no hubiere constancia de revocación y el requirente manifieste que dicho apoderamiento se encuentra vigente.

Los “poderes irrevocables” dan derecho al apoderado a solicitar tanto primera como ulterior copia del mismo, en tanto no se encuentren vencidos; facultad extensible a la de los títulos comprendidos en el objeto del apoderamiento. Si el plazo de irrevocabilidad del poder estuviere vencido y no constare en el documento que el vencimiento del plazo de irrevocabilidad importa la revocación del apoderamiento, se admitirá el requerimiento según lo establecido en el párrafo precedente, salvo que del poder resulte constancia de revocación en el documento matriz.

La primera y/o ulterior copia de los “poderes post mortem” podrá ser requerida por el o los apoderados designados, aún después de la muerte del poderdante, en tanto el/los solicitante/s declare/n la vigencia del mismo, salvo que en el documento matriz del que se debe expedir la copia, conste su revocación.

Podrá solicitar copia de los fideicomisos, “el o los fiduciarios” en ejercicio de la función o quienes los sustituyan, así como también los beneficiarios y fideicomisarios o sus sucesores singulares o universales.

La primera o ulterior copia de la cesión de derechos en el fideicomiso solo podrá ser requerida por la parte cesionaria.

En los contratos de leasing, podrá expedirse primera o ulterior copia a requerimiento tanto del dador como del tomador, en razón de la diversidad de intereses